Tipos de desperdicio en los procesos de Innovación

¿Cómo reconocer el despilfarro en el abismo de reuniones interminables, sin conclusiones constructivas, la dependencia de los correos electrónicos, las actitudes de justificación más que de solución, las buenas ideas que no se aprovechan, el conocimiento que se distribuye o que se mantiene de boca en boca y que no se estructura?

Con el tiempo, diferentes enfoques han ampliado el concepto combinando las principales categorías de desperdicios con el desarrollo de productos y procesos.

1. Transferencia de información

El traspaso se produce cuando las actividades y responsabilidades se transfieren de una parte a otra, cuando pasamos un trabajo «semi-intelectual» de una persona a otra.

Esto ocurre muchas veces y a menudo sin darnos cuenta, cuando una persona comienza un trabajo y otra lo termina,  cuando la mano derecha no sabe lo que está haciendo la izquierda , cuando una tarea de grupo se confunde con un nivel más bajo de responsabilidad y propiedad individual, o cuando una tarea se fragmenta en demasiadas subtareas, y se pierde el hilo.

Algunas de las causas de este tipo de residuos se identifican en la mala comunicación, en la mala interpretación de quienes dan y reciben la información, en la mala evaluación de todo el potencial individual para supervisar el flujo completo de una serie de actividades interconectadas.

2. Exceso o Carencia de Información

En esta categoría están todos los esfuerzos y el tiempo invertido en la recolección de datos que nadie usará, los datos que nadie lee, y los informes utilizados al 10-20%.

Lo paradójico es que este residuo a menudo está relacionado con lo contrario: los datos requeridos no están disponibles cuando se necesitan, o se tarda tres veces más en encontrarlos entre todos los demás datos innecesarios.

3. Tiempos de espera

A la espera de datos, respuestas, decisiones y revisiones, por falta de capacidad y recursos (humanos y mecánicos).

A menudo confundimos varios tipos de espera con el proceso de valor añadido, como cada vez que nos detenemos o ralentizamos por falta de control, demasiada información, investigación complicada, información obsoleta, incompatibilidad de la información o incompatibilidades de software.

Y también: errores de comunicación, problemas de seguridad, falta de acceso directo, reformateo, y la necesidad de más información o conocimientos.

4. Tareas redundantes

Por ejemplo, múltiples inspecciones y comprobaciones, precipitación, creación de datos e información innecesarios, difusión de información, demasiada personalización y demasiadas iteraciones.

5. Cambios de contexto

Cuando se reinicia una tarea/proyecto varias veces es como tener varias configuraciones. Estos residuos son los que causan mayor sufrimiento y van de la mano de las interrupciones.

A menudo se confunde con una virtud, de hecho, hay quienes se jactan de ser capaces de tener decenas de proyectos en marcha al mismo tiempo.

Cada vez que alguien se ve obligado a detenerse y reiniciar, en promedio se tarda entre quince y veinte minutos en volver al nivel de energía y concentración intelectual que tenía cuando se le interrumpió.

6. Transacciones

Esto es tiempo perdido en actividades auxiliares pero necesarias. Por ejemplo, contratos, negociaciones, reuniones para trabajar en diversas ofertas, contratos complejos, selección de proveedores, recursos de programación, actividades sindicales, etc.

Todas estas son actividades que nos obligan a perder demasiado tiempo cuando faltan procesos claros, responsabilidades claramente definidas o mecanismos que no delegan lo suficiente.

7. Reinvención

Recreación o redescubrimiento de cosas ya conocidas. ¿Con qué frecuencia reinventamos cosas inventadas por otros? ¿Con qué frecuencia confundimos la creatividad con la reinvención de algo?

En lugar de preocuparnos por inventar algo que aún no se ha inventado, nos contentamos con reinventar algo que ya se ha inventado. En lugar de partir de un nivel superior para crear algo de mayor valor, a menudo somos testigos de una reinvención.

8. Falta de Disciplina

Estar certificado y utilizar una gran cantidad de procedimientos escritos en papel no proporciona una verdadera disciplina en los procesos operativos. ¿Se imaginan cualquier deporte, individual o de equipo, sin reglas y, en particular, sin la disciplina para seguir esas mismas reglas? ¿Qué le pasaría a ese atleta o a ese equipo?

Más allá del aspecto legal de la cuestión y de la sanción que podría aplicarse, lo que sucedería no ayudaría en términos de rendimiento deportivo, en la medida en que todos los sistemas están diseñados para maximizar el rendimiento en la competición en curso.

A menudo se asume que la presencia de procedimientos o prácticas debido a años de repeticiones de los mismos comportamientos, significa automáticamente procesos reales optimizados y disciplina relativa en el seguimiento de los mismos.

Así que no estamos hablando de las normas externas impuestas, sino de las normas y reglamentos que surgen desde dentro con el fin de aumentar el rendimiento del individuo y del grupo. Es bien sabido que la disciplina y la creatividad son dos caras de la misma moneda: cuanto más aprenden los equipos y las personas a ser disciplinados y a seguir las reglas del juego, más espacio natural se encuentra para la creatividad que añade valor. La unión de disciplina y creatividad libera energías vitales porque con las reglas del juego se aprende a hacer ciertas cosas de forma casi automática y «rutinaria», a la vez que se liberan energías para aquellas actividades de alto valor añadido en los espacios destinados adecuadamente a tal fin.

9. Variabilidad de procesos e inputs.

Retraso en la entrega de información. Entrega prematura. La variabilidad de los procesos, las actividades y la llegada de insumos son algunas de las principales causas de las largas colas y los largos tiempos de espera. Esto sucede, por ejemplo, cuando hay cambios de dirección, cambios en los objetivos o interrupciones en un proyecto en curso. Esta categoría de residuos es la misma que provoca el almacenamiento interoperativo en la producción.

10. Sobrecarga del sistema

Una vez que se alcanza el 80% de uso de un sistema, cada pequeño cambio tiene efectos dramáticos en los tiempos de espera y, a continuación, en el rendimiento de ese sistema. Imagínese que siempre tiene una agenda llena de compromisos sin que haya una brecha entre un compromiso y otro.

¿Qué tan probable es que pueda cumplir con todos los compromisos a tiempo, en lugar de hacerlo en el caso de que tenga una agenda con compromisos programados y huecos entre un compromiso y otro?

Nadie presta atención al hecho de que un sistema de seres humanos tiene una tasa de productividad que depende de la carga que está soportando.

Es esencial tener esto en cuenta a la hora de gestionar los proyectos. El cálculo de la capacidad de saturación de los equipos es muy importante a la hora de desarrollar nuevos productos.

11. Grandes bloques

Los datos son «empujados» hacia adelante y no «tirados» por aquellos que los necesitan. El tiempo del ciclo aumenta con el tamaño de lo que hacemos y lo mismo ocurre con la producción.

Los tiempos de espera se alargan para la entrega de grandes cantidades de datos. Tenemos un verdadero excedente cuando trabajamos «en grandes lotes».

Para el diseñador, esto significa tener que procesar el paquete de cien dibujos antes de pasarlos al siguiente departamento, en lugar de hacer una cosa a la vez.

¿Cuántas veces tienes la sensación de ir más rápido haciendo varias cosas a la vez? De hecho, cuantas menos cosas se hacen en la fracción de tiempo, más rápido se va a la larga.

El concepto del gran volumen es el mismo para los seres humanos que en el sistema de producción: cuantas más cosas se introducen en el «tubo de procesamiento», más lento se va, incluso si se tiene la ilusión de ir más rápido.

Actividades simultáneas y no sincronizadas

Se trata de una de las formas más insidiosas de residuos y a menudo parece lo correcto, aunque a menudo sea la base de toda una serie de otras formas de desechos.

¿Alguna vez te ha sucedido que no se te ha pedido que hagas tu contribución en una determinada fase del proyecto, sólo para darte cuenta de que cuando se te pide que hagas tu contribución, o bien no se te da espacio, o bien se produce un cambio y se vuelve a rehacer el trabajo?

Las actividades contemporáneas no sincronizadas y la disciplina son comparables a los tiempos de espera y, por lo tanto, cada vez que nos movemos en la oficina, ya sea de acuerdo con la producción o no, nos enfrentamos a un problema de espera que una persona o un departamento se ve obligado a soportar, porque no hay sincronización entre las diferentes partes del sistema.