Entendiendo Kanban al detalle

El Método Kanban se basa en hacer visible lo que de otro modo es un trabajo de conocimiento intangible, para asegurar que el producto o servicio que se realiza funciona con la cantidad de trabajo requerida y necesaria por el cliente y  realmente ofrezca lo que se espera de él.

Para entender realmente Kanban también vale la pena mirar a aquellos que sentaron las bases para el método con el Sistema de Producción Toyota o método toyota, el Lean Manufacturing,  Pensamiento de Sistemas,  y la Teoría de Restricciones.

¿Qué es Kanban realmente?

Kanban es un método que nos muestra cómo funciona nuestro trabajo.

Nos da una comprensión compartida del trabajo que hacemos, incluyendo las reglas por las cuales nos guiamos para hacer el trabajo, que cantidad podemos manejar a la vez, y qué tan bien entregamos el trabajo a nuestros clientes internos y externos.

Una vez que logramos este entendimiento, podemos empezar a mejorar. Nos volveremos más predecibles y seremos capaces trabajaremos a un ritmo muchos más sostenible.

Es cierto que a la hora de trabajar se puede actuar de forma más independiente porque desarrollamos una comprensión innata de la gestión de los riesgos.

También podemos utilizar Kanban para lograr una mejor alineación en toda la empresa, lo que significa que se pueden alcanzar objetivos estratégicos de gran alcance.

Breve Historia de Kanban

A finales de la década de 1940, Toyota encontró un proceso de ingeniería mejor de una fuente poco habitual: el supermercado. Se dieron cuenta de que los empleados de la tienda reabastecían los artículos del supermercado por el inventario de la estantería, no por el suministro de su proveedor.

estantería supermercado
Estanterías en el supermercado

Sólo cuando un artículo estaba casi agotado, los empleados ordenaban más. El proceso de entrega “justo a tiempo” de las tiendas de alimentos impulsó a los ingenieros de Toyota a replantearse sus métodos y a ser pioneros en un nuevo enfoque -un sistema Kanban- que haría coincidir el inventario con la demanda y lograría mayores niveles de calidad y rendimiento.

¿Y cómo hicieron todo eso?

En términos más sencillos, mediante una mejor comunicación a través de la gestión visual.

Kanban en japonés significa “señal visual” o “tarjeta“. Los trabajadores de línea de Toyota utilizaban un kanban (es decir, una tarjeta real) para señalar los pasos en su proceso de fabricación.

La naturaleza altamente visual del sistema permitió que los equipos se comunicaran más fácilmente sobre qué trabajo era necesario realizar y cuándo. También estandarizó las claves y refinó los procesos, lo que ayudó a reducir el desperdicio y maximizar el valor.

Una nueva aplicación de Kanban surgió para el trabajo de conocimiento ya en 2005, y en 2007 se formó una comunidad de curiosos alrededor del liderazgo de David J. Anderson, Jim Benson, Corey Ladas y otros.

Su conocimiento resultante fue influenciado no sólo por el Sistema de Producción Toyota sino también por el trabajo de los expertos en gestión y estadística, incluyendo a W. Edwards Deming, Eliyahu Goldratt, Donald Reinertsen y otros líderes de pensamiento.

Reglas y Principios de Kanban

Existen seis principios fundamentales en Kanban, que pueden dividirse en dos grupos: los principios de gestión del cambio y los principios de entrega de servicios.

Principios de gestión del cambio

La organización es una red de individuos, psicológica y sociológicamente conectados para resistir el cambio.

  1. Empieza con lo que haces ahora, entendiendo los procesos actuales, tal como se practican y respetando los roles, responsabilidades y cargos existentes.
  2.  Acordar buscar la mejora a través del cambio evolutivo.
  3.  Fomentar actos de liderazgo en todos los niveles, desde el empleado de operaciones hasta la alta dirección.
mejora continua
Mejora evolutiva e incremental

Principios de entrega de servicios

Cualquier organización de gran tamaño es un ecosistema de servicios interdependientes. En Kanban esto se reconoce con tres principios de entrega de servicios, aplicables no sólo a un servicio sino a toda la red:

  1. Entender y enfocarse en las necesidades y expectativas de los clientes.
  2. Administrar el trabajo; dejar que la gente se organice a su alrededor.
  3. Evolucionar las políticas para mejorar los resultados de clientes y negocios.

Los Valores de Kanban

Los valores de Kanban pueden resumirse en una sola palabra,”respeto”.  Sin embargo, es útil expandir esto en un conjunto de nueve valores (incluido el respeto) que resumen por qué existen los principios y prácticas de Kanban.

  1. Transparencia:  La creencia de que la información compartida mejora abiertamente el flujo de valor del negocio. El uso de un vocabulario claro y directo en la sala es parte de este valor.
  2. Equilibrio: El entendimiento de que todos los diferentes aspectos, puntos de vista y capacidades deben ser equilibrados para lograr la eficacia. Algunos aspectos (como la demanda y la capacidad) pueden causar un colapso si están fuera de equilibrio durante un período prolongado.
  3. Colaboración: El Método fue concebido para mejorar la forma en que las personas trabajan juntas, por lo que la colaboración está en su corazón.
  4. Enfoque al cliente. Conocer el objetivo del sistema. Cada sistema Kanban fluye a un punto de valoración cuando los clientes reciben un producto o servicio exigido. Los clientes en este contexto son externos al servicio, pero pueden ser internos o externos a la organización en su conjunto. Los clientes y el valor que reciben es el punto de atención natural.
  5. Flujo. La realización de que el trabajo es un flujo de valor, ya sea continuo o por momentos. Ver el flujo es un punto de partida esencial para utilizar Kanban.
  6. Liderazgo. La habilidad de inspirar a otros a la acción a través del ejemplo, las palabras y la reflexión. La mayoría de las organizaciones tienen cierto grado de estructura jerárquica, pero en Kanban el liderazgo es necesario en todos los niveles para lograr la entrega de valor y la mejora.
  7. Entendimiento. Primordialmente el autoconocimiento (tanto del individuo como de la organización) para poder avanzar. Kanban es un método de mejora, y conocer el punto de partida es fundamental.
  8. Acuerdo. El compromiso de avanzar juntos hacia las metas, respetando y cuando sea posible, acomodando las diferencias de opinión o enfoque. No se trata de una gestión consensuada, sino de un compromiso conjunto dinámico de mejora.
  9. Respeto. Valorar, comprender y mostrar consideración por las personas. Apropiadamente al pie de esta lista, es la base sobre la que descansan los otros valores.

¿Qué es un Tablero Kanban?

Deben existir varias condiciones para que este sistema de flujo sea un sistema Kanban. Primero, debe haber señales (generalmente visuales) para limitar el trabajo en progreso (WiP).

En este caso, las señales se derivan de la combinación de las tarjetas, los límites de trabajo en progreso que se muestran (en los rectángulos de la cabecera de las columnas) y la columna que representa la actividad.

Además, los sistemas Kanban deben tener puntos de entrega y de compromiso actualizados.

kanban-team

Antes del punto de compromiso puede haber un conjunto de solicitudes pendientes (o un pool de ideas), que pueden o no seleccionarse, y un proceso cuyo propósito es seleccionar elementos de estas opciones.

Ejemplos de Tableros Kanban

Aquí algunos ejemplos de tableros Kanban, algunos dirvertidos y otros no tanto!