En las etapas iniciales de la adopción de un marco de escalado ágil como SAFe, las reuniones de planificación en grandes salas (también llamadas Planificación PI) a menudo comienzan con requisitos a medias.
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Esta falta de claridad resulta en:
- Desacuerdos de prioridad entre Líderes de Negocio y los Gerentes de Producto
- Perder tiempo refinando características durante la reunión.
- Características que son demasiado grandes para ser completadas dentro de un PI.
- Funciones priorizadas o con un tamaño incorrecto.
- Ser sorprendido por requisitos o problemas adicionales después del evento.
Para evitar estos problemas, muestre a los equipos de Scrum las características e historias antes de la planificación de PI. Todo el mundo en un Agile Release Train (ART) debería tener claro los requisitos para poder estimar y comprometerse de forma eficiente con las historias durante la planificación del PI.
El proceso que detallaré a continuación ayuda. Es esencialmente una extensión del Refinamiento de Cartera – la idea de que se invierta un porcentaje de la iteración actual mirando la siguiente iteración. O, si lo prefiere, Refinamiento de Backlog a escala.
Los beneficios del refinamiento
Dar tiempo a los equipos para reflexionar sobre el trabajo futuro. A los ingenieros les encanta comentar el qué y el cómo. Es importante siempre visualizar los nuevos requerimientos en la línea de tareas mentales. Este pensamiento sobre los requisitos puede conducir a mejores soluciones y a un dimensionamiento más preciso.
Permite la corrección de requerimientos basada en preguntas emergentes. Cuanto antes se inicie la conversación, antes se plantearán los desafíos y más tiempo tendrá para responderlos.
Surge la necesidad de más investigación. Si necesitas un clavo, lo sabrás más pronto que tarde.
Definir claramente las prioridades. Pensar más en algo nos ayuda a dividir las grandes necesidades en requisitos más granulares.
Las características y las historias más pequeñas proporcionan al ART (Agile Release Train) una mayor flexibilidad para aceptar sólo los ítems de mayor prioridad, mejorando el flujo de valor a través del ART.
¿Cómo es el proceso?
Para prepararse para la Planificación del PI, el equipo de Gestión de Productos debe revisar, refinar y priorizar el retraso del programa en reuniones cortas y regulares.
La reunión debe involucrar al menos a una persona que represente al negocio – generalmente el Gerente de Producto – junto con un desarrollador o líder tecnológico, un probador y un arquitecto.
Una vez que este equipo confíe en que la función se incluirá en el próximo PI, iniciará una conversación con los equipos.
Los equipos de Scrum luego refinan las características y las historias durante su propia reunión.
| Fase | Nuevo | Análisis | Definición | Lista para el PI |
| Qué | Definir la pila de trabajo inicial para todo el trabajo potencial | La feature/funcionalidad ha sido refinada y cumple con todos los criterios mínimos, entonces puede ser revisada y priorizada por los equipos. | El equipo SCRUM revisa y ajusta el tamaño de la feature, se registran todas las preguntas, desiciones y posibles riesgos. | El backlog refinado y listo para la planificación del PI. |
| Quién | PdM | PdM/PO/Arquitectura/Dev Lead/Tester y cualquier experto en el dominio | Scrum Team | N/A |
| Owner | PdM | PdM | PO | RTE |
| Objetivo | Todos los requisitos han sido registrados | La feature tiene toda la información mínima viable incluyendo:
| El equipo está de acuerdo de que los criterios de aceptación están bien definidos y que son suficientes para la planning. | N/A |
Se recomienda la creación de un tablero Kanban para visualizar el progreso de este flujo.
¿Cuánto tiempo se necesita?
Usualmente toma 8 semanas prepararse para un PI Planning típico. Los números se ven así:
- La mayoría de los equipos necesitan un promedio de 2-4 horas para refinar completamente cualquier característica. Por lo tanto, si estás buscando diez características en el PI, estás buscando entre 20 y 40 horas de trabajo.
- La reunión dos veces a la semana durante 2 horas le dará 32 horas en el transcurso de 8 semanas.
- Una vez que haya comenzado este ciclo, podrá saber si va a necesitar pasar más o menos tiempo. Para los programas nuevos, por lo general necesitará más de 40 horas hasta que todos se acostumbren al proceso.
¡Eso es mucho tiempo! Los jefes de producto, en particular, suelen ser muy reacios a añadir más reuniones a su apretada agenda. Mi consejo para ellos es que es mejor resolver los problemas antes que después (una onza de prevención vale una libra de cura).
Además, las primeras sesiones no suelen ser muy eficaces, lo que significa que mejorarán -y tardarán menos tiempo– a medida que mejore.
Otro problema es que muchas organizaciones tienen una baja tolerancia a esta cantidad de refinamiento. Pero es crucial mantener el enfoque en el valor que aportará estas sesiones.
El objetivo de cualquier refinamiento es obtener claridad sobre el trabajo a realizar en la siguiente iteración durante la iteración actual.
Y dado que realizar acciones cortas con más frecuencia es mucho más eficiente que realizar acciones largas con menos frecuencia, explore esta oportunidad con sus ART.
Si puede trasladar la mayor parte de la discusión sobre QUÉ desea trabajar fuera de la reunión de planificación, puede enfocar la reunión en CÓMO desea lograrlo: la cordura al revisar los requisitos con el grupo multifuncional más grande, la identificación de riesgos y dependencias y la obtención de esa alineación evasiva que hace que todo sea mucho más fácil.
